Register van verwerkingsactiviteiten

De Koning Te Rijk, Massage, Shiatsu en Coaching Groningen

Wat is een register van de verwerkingsactiviteiten?

Een register van de verwerkingsactiviteiten is een document / verklaring  waarin ik verwerkingen van verzamelde persoonsgegevens moet bijhouden. De gedachte erachter is dat ik  op die manier precies kan  aantonen wat ik hebt gedaan aan zowel de individuen wiens persoonsgegevens ik gebruik, als aan de controlerende instantie, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vastleggen van persoonsgegevens cliënten Bij De Koning Te Rijk

De volgende persoonsgegevens leg ik vast bij volwassen cliënten:

*  Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt

*  Geboortedatum van de cliënt

* Telefoonnummer en e‐mailadres van de cliënt

* Naam zorgverzekeraar.

 

De volgende persoonsgegevens leg ik vast bij minderjarige cliënten:

* Ook naam, adres, postcodes, woonplaats, telefoonnummer en e‐mailadres van beide

ouders.

Indien dit van belang is voor de begeleiding/ behandeling leg ik de volgende verdere

gegevens vast:

* Huisarts – behandelend specialist

* School van de minderjarige cliënt

 

Als geregistreerde complementaire zorgverlener bij de RBCZ val ik onder de Wet op de

geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). 

Indien dit in belang is van de behandeling/begeleiding, leg ik dientengevolge de volgende

bijzondere persoonsgegevens vast: 

* Gezondheid

* Zaken m.b.t. seksualiteit

*Mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding

door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin.

    

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en

de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren

Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de

doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met

persoonsgegevens:

1. Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben

ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

2. Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15

jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De

termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling.

3. Beroepsgeheim

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld

medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een

psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een

geheimhoudingsplicht gebonden.

4. Minderjarigen

Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen

tussen 12‐16 jaar zelf en de ouder(s) het gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot

16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op

informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het

medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit

inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van

bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame

patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor

doorbreking van de geheimhouding.

 

Meer doelen van het cliëntendossier zijn:

Inzicht verkrijgen in verloop ziekte en gesteldheid van cliënt.

    

Informatieverstrekking en ‐informatieverwerking cliënten

De cliënt wordt als volgt geïnformeerd:

* Ik informeer de cliënten mondeling over de dossierplicht tijdens de intake en laat hen

het privacydocument ondertekenen.

* Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de

verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.

• Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming

tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier. De

behandelovereenkomst minderjarigen is bijgevoegd.

• Ik vraag bezoekers van mijn website om hun naam en e‐mailadres in te vullen als zij

het contactformulier invullen. Ik leg uit waarvoor deze persoonsgegevens zijn en wat

ik ermee doe.

 

Wie werkt er daadwerkelijk met de cliëntdossiers:

• Ik ben ZZP‐er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de

               beroepscode heb ik een beroepsgeheim.

• Ik bespreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk.

                Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.

 

De beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers) is als volgt geregeld:

• Ik werk met een digitaal cliëntenbestand voor de financiële verwerking en voor

                incidentele nieuwsbrieven. Dit is beveiligd door een wachtwoord.

• Ik maak regelmatig een back‐up van mijn digitaal cliëntenbestand naar een externe

                harde schijf, die bewaard wordt in een afgesloten kast. 

• Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik

               ervoor dat mijn software optimaal beveiligd is.

 

De volgende bedrijven of externe personen hebben toegang tot de persoonsgegevens en

met hen heb ik een verwerkersovereenkomst afgesloten ;

• Administratiekantoor Spart & Van Hanze
• Treatwell (agenda)
• Moneybird (boekhoudprogramma)

 

Datalekken

“Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat

organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding

moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. 

Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de

persoonsgegevens zijn gelekt).

 

Voorbeelden van datalekken zijn: een kwijtgeraakte USB‐stick met persoonsgegevens, een

gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker.

Ik meld een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige

gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als een aanzienlijke kans bestaat

dat dit gebeurt. 

 

Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met eventuele leveranciers en ik

word daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

De cliënten van wie ik gegevens verwerk zal ik alleen informeren als een datalek 

waarschijnlijk  ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. 

 

Groningen, 23-09-2012

Jannet Veenbaas